🙋‍♂️Marcel

Als consultant bij Zaaksysteem.nl was Marcel gewend veel onderweg te zijn naar klanten. Begin maart kwam daar verandering in. Hoe ga je daar mee om als Consultancy team?


Als consultant bij Zaaksysteem.nl ben ik gewend om veel onderweg te zijn. Met klanten in het zuidelijkste deel van Limburg, voorbij Hengelo en tussen de Friese meren, is het helemaal niet gek om meer dan 10 uur per week achter het stuur door te brengen. In de file staan is natuurlijk nooit leuk, maar het heeft ook zo zo’n voordelen. Je hebt namelijk alle tijd om de nieuwste muziek op Spotify te luisteren en voor mij nog belangrijker: het is het gevolg van iedere dag een andere (nieuwe) werkplek hebben. Juist dat maakt het werk voor mij als consultant zo leuk. Je kunt je wel voorstellen dat de veranderingen van de afgelopen maanden dan ook een behoorlijke impact op mij hebben gehad, en op die van mijn collega’s. Hoe ik dit heb ervaren en wij als team?


De omslag

Werken op locatie van de klant is iets dat bijna tot het verleden lijkt te horen. Al is het hier en daar (gelukkig) al wel weer mogelijk. Met de uitbraak van corona begin maart, werd ons werkgebied ineens een stuk dichterbij: ons eigen huis. Dat was gelijk reden om het werk anders te organiseren. Zo vraagt het geven van een online training nu eenmaal om een iets andere aanpak. Dat geldt ook voor de toetsdagen van de de POC, waarbij je normaal gesproken even naast iemand gaat zitten om te helpen. Via een scherm gaat dat toch wat lastig, dus hoe pak je zoiets aan?

In alle eerlijkheid waren we in het begin best wel bang dat we een deel van ons werk helemaal niet meer konden uitvoeren, of dat klanten bepaalde projecten misschien (tijdelijk) wilden stopzetten. Toch zagen we ook al snel alle nieuwe mogelijkheden van een crisis als deze. Een mooie kans om ons werk voor een deel opnieuw in te richten, zodat we onze boodschap ook via een scherm goed kunnen overbrengen. Ook voor de toekomst biedt dit ons en klanten veel meer flexibiliteit.


Studio Zaaksysteem.nl 

Een belangrijke stap in onze digitale switch was de bouw van een eigen opnamestudio voor het geven van trainingen. Nu denk je, dat kan toch ook thuis achter je laptop? Zeker waar, maar we wilden het zo professioneel mogelijk aanpakken. Dat betekent goed beeld en internet. En zo gezegd zo gedaan! In korte tijd richtten mijn collega’s Jascha en Crein op ons huidige kantoor een studio in. Naast de gebruikelijke camera’s en studiolampen, plaatsten ze ook een flipover om zo de onderwerpen tijdens de training beter uit te kunnen leggen. En door die setting lijkt het eigenlijk net of je zelf naast de klant zit.



De eerste online trainingen en workshops werden gelijk positief ontvangen door de deelnemers. Ook onze eigen ervaring was positief. Bovendien bleek een van onze eerder genoemde angsten toch echt ongegrond. De lopende projecten hielden aan en gek genoeg werd het eigenlijk alleen maar drukker. Via Zoom, Skype, Teams of Hangouts verzorgden we met succes onze wekelijkse ondersteuning. Daarbij onderzoeken nog steeds op welke andere vernieuwende manieren we structurele digitale ondersteuning kunnen gaan geven.

Bij nieuwe klanten, zoals bij de gemeenten Purmerend, Langedijk-Heerhugowaard en Hilversum, hebben we ook de POC zonder al te grote problemen volledig digitaal doorlopen. Zelfs de complexe processen waarbij normaal gesproken veel afstemming nodig is (zoals bestuurlijke besluitvorming), hebben we op afstand ingericht en konden vervolgens organisatiebreed live! En met integraties zoals ValidSign voor digitaal ondertekenen en de VergaderApp voor online vergaderen, merken we eigenlijk dat alle organisatorische processen gewoon doorgaan.

En straks?

Nu we ervaren dat het grootste gedeelte van ons werk ook prima digitaal kan, hebben we ook onze visie daarop aangepast. Uiteraard missen we het klantcontact. Samen gezellig een kop koffie drinken hoort er gewoon bij. Dat is ook zeker iets dat we erin willen houden voor de toekomst. Wel willen we per project de afweging maken of het echt noodzakelijk is af te reizen naar de klant. Zo werken we op langere termijn toe naar een goede balans tussen thuiswerken en werken op locatie. Wat ons betreft de ideale situatie!