🤠Peter
In 3 sessies een stap dichterbij een nieuwe, gezamenlijke informatievoorziening met onze 'Common Ground Pilot'.
Gemeenten en softwareleveranciers zijn al enige tijd druk met het volgen van de ontwikkelingen rondom Common Ground. En bij volgen alleen blijft het niet! Aan beide kanten wordt er ook daadwerkelijk veel tijd en energie gestoken om van de nieuwe gemeentelijke informatiehuishouding een succes te maken. Om vanuit onze kant meer duidelijkheid te krijgen over deze ontwikkeling, zijn we vorig jaar gestart met de pilot Common Ground. Dit deden we samen met 11 van onze klanten. Wat we precies hebben gedaan en welke impact Common Ground heeft op het werken met een generiek zaaksysteem, lees je in deze blog.
Common Ground (?!) Common Ground gaat over het herinrichten van de gemeentelijke informatievoorziening, door op een andere manier om te gaan met gegevens. Een manier waarbij gemeenten toewerken naar een gezamenlijke informatievoorziening. Het huidige stelsel voor gegevensuitwisseling maakt het namelijk moeilijk om: bedrijfsvoering en dienstverlening snel en flexibel te vernieuwen, efficiënt om te gaan met data en te voldoen aan de privacywetgeving. Wanneer gemeenten werken volgens de principes van Common Ground, betekent dit technisch gezien dat data is losgekoppeld van werkprocessen en applicaties. En dat zij data bij de bron ophalen in plaats van dit herhaaldelijk te kopiëren en op te slaan.
Van Groeipact naar pilot
Met de ondertekening van het Groeipact Common Ground door gemeenten, VNG, marktpartijen en ketenpartners tijdens het iBestuur-congres vorig jaar juli, is het allemaal begonnen. Een belangrijke eerste stap die we samen hebben gezet in het ontwikkelen van een nieuwe, moderne, gezamenlijke informatievoorziening voor gemeenten.
Om gelijk invulling te geven aan deze afspraak, kondigden we aan te starten met een pilot. Doel van deze pilot was om naast meer uitleg te geven over Common Ground, ook concreet aan de slag te gaan met een testcase. Daar wilden een aantal van onze klanten wel meer van weten! Uiteindelijk meldden zich 11 gemeenten aan: Baarn, Tholen, Roosendaal, Hof van Twente, Lansingerland, Halderberge, Vijfheerenlanden, Epe, Gouda, Waalre en Wijk bij Duurstede.
Klaar voor de start...
Bij de startbijeenkomst in Amsterdam (15 oktober 2019) werd het ons direct duidelijk; iedereen heeft een ander beeld en belang bij Common Ground. Logisch, want iedere gemeente heeft haar informatievoorziening anders ingericht. Maar dat niet iedereen even goed op de hoogte was van de theorie, vergrootte die onderlinge verschillen. Dat hebben we in de eerste sessie daarom gelijk getackeld. Met behulp van een aantal stellingen hebben we een goede discussie gevoerd over de verschillende perspectieven en uitgangspunten van Common Ground. Ook was het leerzaam om hierin te laten zien welke verschillende keuzes gemeenten onderling hebben gemaakt in hun informatiearchitectuur.
De tweede pilot-sessie hebben we gebruikt om te bepalen wat de meest geschikte Common Ground testcase was. Omdat hier, net zoals in de eerste sessie, veel onderlinge verschillen waren in verwachtingen en doelstellingen, deden we een poging dit eerst meer op één lijn krijgen. Door iedereen in groepen een scorecard te laten invullen met daarop verschillende zaaktypen als suggestie voor de testcase, lukte dit! De Melding Openbare Ruimte (MOR) bleek de beste optie om de impact van Common Ground te testen. Iedereen kent namelijk het proces, veel gemeenten gebruiken het zaaksysteem hiervoor en het heeft weinig afhankelijkheden.
Op ontdekkingstocht naar uitdagingen
Na een goede inhoudelijke voorbereiding van de pilot, zijn wij vervolgens aan de slag gegaan met de techniek. Daarvoor hebben we een MOR-webformulier nagebouwd, waarbij de melding op basis van de Zaakgericht Werken API wordt verstuurd naar het zaaksysteem. Daarbij was niet het doel om het mooiste en meest spectaculaire webformulier te bouwen, maar om te ontdekken tegen welke uitdagingen (en beperkingen) we aanlopen we bij het realiseren van zo’n koppeling. Die uitdagingen geven ons namelijk nog meer inzicht in wat er nodig is om van Common Ground een groot succes te maken. En daar doen we het natuurlijk voor 😉
Blijven testen!
Inzichten heeft de test met het MOR-webformulier ons zeker gegeven. Zo zijn er allereerst veel positieve bevindingen, zoals de toegankelijkheid van de API en dat er veel documentatie beschikbaar is. Beide maken het leven van een ontwikkelaar namelijk een stuk makkelijker.
Toch zijn er ook zorgen of deze nieuwe standaard API nou wel echt bruikbaar is voor productiedoeleinden. Zo moeten er onnodig veel berichten worden verwerkt voor eenvoudige handelingen in het zaaksysteem, handelingen die in elke huidige industriestandaard in slechts één bericht worden verwerkt.
Onze conclusie van de de derde en laatste pilot sessie is dan ook: we zijn er nog lang niet, maar blijf vooral testen! Het testen roept op dit moment namelijk meer vragen op dan er antwoorden zijn. En juist dat, geeft het Common Ground projectteam goede input om processen volgens het nieuwe principe op te zetten.
Het vervolg?
Op dit moment maken we samen met alle deelnemers van de pilot het overzicht van alle bevindingen compleet. Vervolgens maken we hier een rapport van, met al onze conclusies en concrete aanbevelingen. Dit rapport willen we aanbieden aan de VNG en/of het kernteam wat zich bezighoudt met de verdere Common Ground ontwikkelingen. Zo dragen wij als softwareleverancier ons steentje bij!
