👍Bas
Hoe zorg je ervoor dat iedereen zich verbonden voelt met de grootste uitdagingen van het hele bedrijf? Het werken met OKR’s was voor ons de oplossing.
Vaak heeft iedere afdeling zijn eigen verantwoordelijkheid. Support beantwoordt vragen van klanten, consultancy geeft trainingen en sales verkoopt. Bij Zaaksysteem.nl willen we graag met z’n allen voor hetzelfde doel gaan, maar hoe organiseer je dat? En hoe zorg je er dan vervolgens voor dat iedereen zich verbonden voelt met de op dat moment grootste uitdaging van het bedrijf? Het werken met OKR’s leek ons hierin de oplossing. In deze blogpost deel ik graag onze ervaring met de eerste OKR.
Hoe werkt het nou precies?
Begonnen bij Intel en groot geworden bij Google: de Objective & Key Results (OKR) methode. Een objective is een bepaalde focus die je wilt aanbrengen in je bedrijf. Daarbij is belangrijk dat de focus inspirerend en voor iedereen in de organisatie duidelijk is. Meestal wordt een objective vastgesteld voor een kwartaal, maar de keuze is aan jou.
De tweede stap is het meetbaar maken van de objective; dat doe je met key results. Iedere objective heeft er twee tot vijf. Kies je er voor om drie key results vast te stellen, dan ben je maximaal effectief! Waarom drie? In de ideale uitvoering van OKR’s stel je een OKR op voor het bedrijf, het team en het individu. Dat zijn dus in totaal 9 key results, en meer kunnen we eigenlijk niet onthouden.
Het interessante aan key results is dat het stretch goals moeten zijn. Dat houdt in dat je het doel misschien kan halen (alleen als alles meezit en je verder niks anders doet). Behaal je de resultaten voor zo’n 70%, dan zit je goed. Haal je de 100%, dan was je doel niet ambitieus genoeg.
Onze eerste OKR
De eerste objective voor Zaaksysteem.nl was: ‘Zaaksysteem.nl op z’n Max Verstappen’s ’. Er is voor deze objective gekozen, omdat de performance van het systeem onvoldoende was. De key results die we daarbij hadden opgesteld:
- Top 7 performance frustraties ten minste 50% sneller
- Performance rapportage van de 100 meest uitgevoerde acties staat online
- Intern kennis delen om terugkerende vragen met 50% te verminderen, zonder het stellen van vragen te ontmoedigen.
De OKR stond vast, en toen?
Eerst zijn de objective met bijbehorende key results gepresenteerd aan het hele bedrijf. Vervolgens zijn we met elkaar gaan brainstormen over de vraag: Wat kan jij of jouw afdeling doen om de beoogde key results te behalen? Het resultaat hiervan was een lijst met initiatieven en acties per key result die we het komende kwartaal konden uitvoeren. Bijvoorbeeld:
- Sales: levert een lijst met de 100 meest uitgevoerde acties;
- Consultancy: stelt samen met de klanten de top 7 performance frustraties vast;
- Development: maakt ruimte op de roadmap om de software te versnellen;
- Etc, etc.
OKR vs al het andere werk dat ook gedaan moet worden
Het introduceren van een OKR lijkt in eerste instantie op ‘nog meer dingen doen naast al het werk wat er al gedaan moet worden’. Daar zit niemand echt op te wachten natuurlijk :-). Gelukkig werkt het niet zo, want de OKR geeft juist handvatten om je werk te prioriteren. Dat kan als volgt werken:
Prio 1: Alles dat helpt het bedrijf en de klantrelatie gezond te houden (bijvoorbeeld de SLA)
Prio 2: Werken aan de initiatieven die horen bij de OKR
Prio 3: Alle overige werkzaamheden ter verbetering van het product
In de meeste gevallen is het zo dat er meer werk van je gevraagd wordt dan waar je tijd voor hebt, dus je moet kiezen wat je wel en niet doet. De OKR geeft je het mandaat om ‘nee’ te zeggen tegen werkzaamheden met prio 3, zodat je ‘ja’ kunt zeggen tegen de werkzaamheden die bijdragen aan de OKR. Daarom is het zo ontzettend belangrijk om een goede OKR te kiezen!
Wat er niet goed ging
Allereerst kwamen we er al snel achter het derde key result (lees: Intern kennis delen om terugkerende vragen met 50% te verminderen, zonder het stellen van vragen te ontmoedigen) niet meetbaar was. Daarvoor moeten we natuurlijk wel eerst weten hoeveel vragen er überhaupt worden gesteld, en dat was niet te doen. Oeps.. Toch heeft dit key result ons wel een mooie interne kennisbank opgeleverd, dus toch een stap vooruit!
Vervolgens merkten we dat het lastig was om in “de waan van de dag” de focus te houden op de OKR. Je bent toch al snel overweldigd door alles wat er op korte termijn van je gevraagd wordt. Gelukkig werken we ook met Holacracy (een organisatiemodel gericht op zelfsturing), waardoor we nieuwe verantwoordelijkheden op ieder moment kunnen vastleggen en verdelen. Zo had elke afdeling binnen no-time een ‘OKR Owner’. Dit is een rol die ervoor zorgt dat alle OKR-initiatieven onder de aandacht blijven en iedereen ze ook daadwerkelijk uitvoert.
De successen
Het is echt heel gaaf om met het hele bedrijf ergens voor te gaan! We hebben toffe verbeteringen doorgevoerd in ons product en onze dienstverlening. Klanten waren ook enorm blij met alle inspanningen van dat kwartaal. Eigenlijk heeft de OKR ervoor gezorgd dat we in één kwartaal werk hebben verzet waar we anderhalf jaar tegenop zagen. En het was ook nog eens leuk om te doen. Hadden we dit maar veel eerder gedaan. Die gedachte zegt denk ik wel voldoende: meer van dit!
