🍟Kayleigh
Een interview met Eric Tiehuis over de implementatie van het nieuwe zaaksysteem van gemeente Hof van Twente.
Toen het voor de gemeente Hof van Twente tijd was voor de aanschaf van een nieuw zaaksysteem, sprong Eric Tiehuis in om deze aanbesteding te begeleiden. Binnen no-time was daar “Cees”, het alter-ego van Zaaksysteem.nl. Daar wilden wij natuurlijk alles van weten.
Eric vertel eens, hoe is het balletje gaan rollen?
Na ruim 11 jaar gewerkt te hebben bij een zaaksysteem- en regiesysteemleverancier vond ik dat het tijd werd het eens van een andere kant te bekijken. In oktober 2017 ben ik daarom gestart bij de gemeente Hof van Twente en kreeg ik de opdracht een aanbestedingsprocedure te starten voor een nieuwe zaaksysteem. Zaaksysteem.nl was een van de drie leveranciers die zich had ingeschreven. Je hoeft er niet naar te raden hoe dat is afgelopen! Jullie kwamen na een intensieve selectieprocedure als beste uit de bus.
En toen?
Januari 2019 stond daarom voor ons in het teken van de POC (Proof of Concept). Dat is eigenlijk niets anders dan drie maanden lang testen, testen en nog eens testen. Oh, en vergeet niet alle koppelingen die we in deze periode hebben gelegd met onze backoffice-systemen. Eind maart was het zover, alles op groen! Dat betekende een officiële GO voor Zaaksysteem.nl en daarmee ook de start van de implementatie.
Hadden jullie hier al een kant-en-klaar plan voor?
Nou, het contract met onze oude zaaksysteemleverancier zou aflopen op 10 oktober 2019. Dat we de klus moesten klaren in een half jaar tijd was dus van tevoren heel duidelijk. Natuurlijk is het allemaal niet zonder slag of stoot gegaan, zo hadden we best wat moeite met het leggen van de koppeling tussen het zaaksysteem en Key2DDS. Met hulp van jullie is het allemaal goed gekomen, net zoals bij alle andere koppelingen. Eigenlijk hebben wij hierin ook heel veel zelf gedaan, dit met behulp van al jullie documentatie over het leggen van koppelingen met een derde partij.
Ook is het fijn om zo nu en dan eens te schakelen met een consultant van Zaaksysteem.nl, we zijn hierdoor geregeld tot nieuwe inzichten gekomen als het gaat om het gebruik van het zaaksysteem. Daar hebben de trainingen uiteraard ook aan bijgedragen.
Hoe hebben jullie je eigenlijk voorbereid op het werken met het zaaksysteem?
Om het zaaksysteem nog beter te leren kennen, zijn er intern veel verschillende trainingen gevolgd. Zo hebben onze archiefmedewerkers bijvoorbeeld meegedaan aan een training Archiveren. Inmiddels mogen een aantal collega's zichzelf ook zaaksysteem-trainer noemen, omdat ze de training "train de trainer" hebben gevolgd. Hierin leren zij zelf een knoppentraining te geven. Natuurlijk mag de Escape Room daarin niet ontbreken! Hierin word je op een leuke manier getoetst of je het zaaksysteem onder de knie hebt en begrijpt wat zaakgericht werken nou écht inhoudt.
Dat deze training zijn vruchten heeft afgeworpen mag gezegd worden. Onze eigen trainers hebben voorafgaand aan de livegang zo’n 260 medewerkers opgeleid in het gebruik van het Zaaksysteem. Een aanrader!
POC, implementatie, en dan is ineens de livegang daar, hoe hebben jullie deze mijlpaal gevierd?
Met een creatieve insteek! Dat zie je natuurlijk ook terug in het feit dat we het zaaksysteem hebben omgedoopt tot Cees. Het oude zaaksysteem had de naam TESZ en dat was natuurlijk aan vervanging toe. We hebben daarom al onze collega’s gevraagd welke naam het nieuwe zaaksysteem moest krijgen. Cees kwam als beste inzending uit de bus. Om even wat context te geven, Cees is afgeleid van ‘case’, wat ‘zaak’ betekent in het Engels. Maar daar bleef het niet bij, Cees kreeg namelijk net zoals ons Intranet (Social Intranet JIP) een gezicht.
Terugkomend op de livegang, hebben we onze doelstelling zeer zeker gehaald. We zijn namelijk op 1 oktober 2019 live gegaan met Zaaksysteem.nl! In die eerste week was er een consultant als floorwalker aanwezig om samen met ons de meldingen op te pakken en vragen te beantwoorden. Ook kreeg iedereen een dopper met het logo van Cees. Lekker duurzaam en ter vervanging van al die bekertjes water.
En niet te vergeten waren er tijdens de dag van de livegang verschillende prijzen te verdelen. Zo was er naast een willekeurige loting onder alle aangemaakte zaaknummers, ook iets te winnen voor:
- Het team dat de eerste zaak op zijn naam kreeg;
- De medewerker met de snelste Escape Room tijd;
- De medewerker die de naam Cees verzon;
- De medewerker die zaaknummer 999 registreerde.
En nu we wat maanden verder zijn, wat betekent Zaaksysteem.nl voor jou en je collega’s?
Laat ik beginnen met te zeggen dat onze gebruikers erg te spreken zijn over de schermen en de gebruiksvriendelijkheid van het systeem. Ook de fase na de livegang is eigenlijk heel soepel verlopen, al krijg je best nog wat vragen. Zo kregen wij een aantal vragen over onze standaard inrichting (zaaktypen: dik, dun en dik met besluit) en specifieke processen.
Over specifieke processen gesproken, het bestuurlijk besluitvormingsproces dat binnen onze gemeente erg belangrijk is, is voor ons na de herinrichting toch wel een hoogtepunt. College- en raadsvoorstellen worden nu vanuit het zaaksysteem in de opstel-fase aangemaakt en vervolgens als document gegenereerd. Ons college maakt vanaf hun iPad met veel plezier gebruik van de vergaderapp.
Om nog wat andere hoogtepunten te noemen:
- Al onze e-Formulieren zijn omgebouwd (zo’n 45 stuks) en komen niet langer via de e-mail binnen. Dat scheelt ons serviceteam heel veel tijd bij het inboeken van deze zaken.
- Door meerdere zaaktypen samen te voegen hebben we het aantal zaaktypen teruggebracht van 300 naar 170. Dit maakt het voor collega’s ook makkelijker zelf een zaak aan te maken.
- Het beheren en aanmaken van nieuwe zaaktypen via de zaaktypencatalogus is een grote verbetering ten opzichte van ons oude systeem. Bij het aanmaken van een zaaktype wordt er ook automatisch een e-Formulier aangemaakt (zero-coding). Hoe handig!
Vorige jaar oktober was je nog bij ons op kantoor om jullie verhaal te vertellen, hoe vond je dat?
Klopt, op 17 oktober (2019) heb ik tijdens de Functioneel Beheerdag een presentatie gegeven over de implementatie van het zaaksysteem binnen onze gemeente. Wat ging er goed, wat juist niet en waar moet je nou echt op letten tijdens zo’n implementatie? Onderwerpen die ik stuk voor stuk ben afgegaan. Ik vond het erg leuk dit voor mijn gemeentelijke collega’s te doen!
En last but not least, hoe zie je de toekomst Eric?
Omdat we zo tevreden zijn over de implementatie en livegang van het systeem, kijken we alleen nog maar meer uit naar alle toekomstige ontwikkelingen vanuit Zaaksysteem.nl. Met name het releasebeleid. De komst van het tweewekelijks releasen geeft ons namelijk de mogelijkheid nog sneller te ontwikkelen.
Meer over Eric Eric Tiehuis (36) woont samen met vrouw Martine👫en zijn 2 kinderen (Tijn👦en Elin👧) in het prachtige Diepenheim🏡in de gemeente Hof van Twente. Op het werk vormt hij samen met Marcel Nieuwenhuis een duo. Samen werken zij als medewerker Informatiebeheer💼bij de gemeente Hof van Twente. Dat betekent verantwoordelijk zijn voor alles wat maar met het zaaksysteem te maken heeft. Ook leidt Eric de aanbesteding💯van het nieuwe zaaksysteem en is hij projectleider tijdens de implementatiefase📈.
