Zaaksysteem.nl

Baaf Leijten Oude IJsselstreek

Waarom Zaaksysteem.nl?

De gemeente Oude IJsselstreek heeft gekozen voor Zaaksysteem.nl vanuit een oogpunt van dienstverlening met een procesmatige inrichting. Zaaksysteem.nl weet een van buiten-naar-binnen en vraag-georiënteerde benadering goed toe te snijden op de interne organisatie zonder daarbij belangrijke beheeraspecten te verwaarlozen. Zaaksysteem.nl helpt de gemeente om werkelijk digitaal te werken. De dossiervorming is goed geborgd en documenten worden uniform (en geautomatiseerd) gearchiveerd en ontsloten.

De mogelijkheid om het huidige DMS te kunnen uitfaseren zonder concessies te doen aan het recordbeheer, maar met toevoeging van een meer procesmatig en voor lean bruikbaar alternatief is een een belangrijke reden geweest voor de samenwerking met Mintlab. Vooral de integratie met Enterprise Search, een alternatief  voor de doorgaans langdurige migratie- of conversietrajecten, is het zaaksysteem een uitstekend alternatief op het huidige DMS gebleken.

De implementatie

Binnen de gemeente Oude IJsselstreek is gekozen voor een generieke implementatie van het zaakgericht werken en de ontwikkeling van zaaktypen. Per cluster worden basiszaaktypen ontwikkeld die na overdracht aan de beheerorganisatie worden verbeterd. Deze verbeteringen worden veelal doorgevoerd op basis van inzichten uit zaakinformatie en de Lean Six Sigma projectgroepen. Naast de deze interne aanpak worden er ook zaaktypen uitgewisseld met collega-gemeenten die ons helpen sneller en beter te implementeren.

Er wordt met deze benadering van implementeren wordt beoogd niet onnodig veel tijd  en middelen te besteden aan de uitrol (prioriteit ligt bij dienstverlening, het digitaal aanbieden van diensten en uitfaseren van backoffice-systemen).

Zaaksysteem.nl heeft geholpen om digitaal werken op een snelle wijze te implementeren en medewerkers vertrouwd te laten zijn met deze manier van werken.

Het beheer

Vanuit mijn rol als functioneel beheerder voor diverse DMS- en zaaksystemen ben ik nauw betrokken bij het zaakgericht werken. Ik ervaar vanuit dit perspectief dat Zaaksysteem.nl zich werkelijk onderscheidt op het gebied van beheer. Het initieel inrichten van een systeem is namelijk één, maar de borging van de kwaliteit en nieuwe ontwikkelingen is ook belangrijk.

Het beheren van nieuwe functionaliteiten en zaaktypen vergt weinig specialistische kennis van een beheerder en is snel op te pakken. De eenvoud en de basisinrichting van de community bespaart de gemeente uiteindelijk tijd en geld (waaronder externe inhuur en afhankelijkheid van specialistische kennis). Zaaksysteem.nl is de Drupal of Joomla onder de zaaksystemen. De intuïtieve look en feel die gebruikers ervaren, is duidelijk ook doorgetrokken naar de “achterkant” voor de beheerder. Dit maakt het functioneel beheer eenvoudig toegankelijk voor medewerkers verantwoordelijk voor het recordbeheer bij DIV  of sjabloonbeheer elders in de organisatie.  

Wat heeft Zaaksysteem.nl ons opgeleverd?

Met zaaksysteem.nl hebben we er ervoor gezorgd dat op dit moment het grootste gedeelte van de dienstverlenende processen digitaal kan worden aangevraagd en wordt afgehandeld. Daarmee zijn kostenbesparingen doorgevoerd (door meer efficiëntere inrichting van processen en minder systemen). Door de inzet van Zaaksysteem.nl is er ook meer managementinformatie beschikbaar en kan er beter worden gestuurd op de uitvoering van processen. Bovendien is met de implementatie van Zaaksysteem.nl een basis gelegd meer inzicht in processen en verbeterinitiatieven in combinatie met de Lean Six Sigma methodiek.

Het beste van Zaaksysteem.nl

Wij ervaren de gebruiksvriendelijkheid van het systeem en de aanpak van Mintlab als het beste onderdeel. Zaaksysteem.nl heeft geholpen om digitaal werken op een snelle wijze te implementeren en medewerkers vertrouwd te laten zijn met deze manier van werken. Door de eenduidige basisimplementatie en duidelijke kaders van het systeem is het mogelijk de basis snel op orde te krijgen en te onderhouden zonder afbreuk te doen aan wensen van de organisatie.

Het was best even wennen met zaaksysteem.nl als innovatieve en nieuwe speler op een markt die gedomineerd wordt door een select aantal aanbieders. Als gemeente hadden we in het begin dan ook te maken met de logische ‘groeistuipen’ van een jong bedrijf. Denk hierbij aan noodzakelijke verbeteringen voor de afhandeling van meldingen, uiteenlopende wensen van gemeenten en het verzorgen van opleidingen. Inmiddels heeft Zaaksysteem.nl zich ontwikkeld van jonge nieuwkomer tot veelbelovende adolescent op het gebied van IT en bedrijfsvoering binnen de (lokale) overheid.