Zaaksysteem.nl

Wim Coumans Gemeente Voerendaal

Waarom Zaaksysteem.nl

Belangrijkste reden was de goede en eenvoudige bruikbaarheid van het systeem, passend bij onze organisatie. Daarbij was ook nog sprake van in verhouding de beste prijs-kwaliteit verhouding en de visie van Mintlab op zaakgericht werken die ons aansprak.

De implementatie

Om snel stappen te kunnen maken en geen verschillende registratiesystemen naast elkaar te laten bestaan, hebben we bewust gekozen voor een “big-bang” moment, waarbij we in een weekend alle informatie vanuit ons oude DMS hebben geconverteerd naar Zaaksysteem.nl en vanaf de volgende maandag organisatiebreed zijn gaan werken met het zaaksysteem (in eerste instantie generiek). Vervolgens zijn we aan de slag gegaan met de inrichting van de zaaktypen, te beginnen met de meest gebruikte.

Het beheer

We werken met een organisatiebrede projectgroep die de inrichting en organisatie van het zaakgericht werken aanstuurt. Inrichting en beheer zijn ondergebracht bij twee medewerkers van de afdeling dienstverlening, ondersteund door proceseigenaren van andere afdelingen die met name kritisch naar de processtappen kijken.

Een bijzonder sterk punt vinden we de eenvoudige en overzichtelijke vormgeving, waardoor sprake is van een hoge mate van gebruiksgemak.

Wat heeft Zaaksysteem.nl ons opgeleverd?

Momenteel (najaar 2015) zijn we 1 jaar operationeel. Eerste winstpakker is dat we duidelijk zicht hebben op de werkvoorraad en de voortgang goed kunnen bewaken. Overnemen van elkaars werk bij ziekte en uitval is veel makkelijker dan voorheen. Daarnaast is de organisatie er zich veel meer bewust van waarvoor we het allemaal doen (de klant centraal). Dit leidt tot een steeds kritischer bekijken van processen en de noodzaak van allerlei stappen in het proces.

Het beste van Zaaksysteem.nl

Zaaksysteem.nl is voor ons 1 integraal systeem. We kijken dus eigenlijk niet naar losse onderdelen. Een bijzonder sterk punt vinden we de eenvoudige en overzichtelijke vormgeving, waardoor sprake is van een hoge mate van gebruiksgemak.