🍟Kayleigh
Een interview met Mike Hoeflaken over videovergaderen met overprikkelde kids, de versnelde toename van online zaken regelen en collega's missen.
Dat thuiswerken voor (bijna) iedereen in een ware stroomversnelling is geraakt, kunnen we wel onderstrepen. Voor sommige sectoren was dit meer dan ‘even schakelen’, maar hoe stonden onze klanten er eigenlijk voor? Bij gemeenten is de verschuiving naar meer digitaal natuurlijk al even gaande met de komst van een zaaksysteem. Toch zijn er in een crisissituatie altijd wel wat open eindes. Welke waren dat? En hoe zorg je er als gemeente voor dat je volledig corona-proof kunt werken? Wij vroegen het aan Mike van de gemeente Vijfheerenlanden.
Hoe is de overgang van werken op kantoor naar thuiswerken verlopen?
“Poeh, dat was zeker even schakelen… En het is daarnaast in sneltreinvaart gegaan, want ineens moest er veel aangepast worden en werd er een crisisorganisatie ingericht. Ik kon gelijk aan de slag met het bouwen van nieuwe formulieren en sjablonen. Processen waar je normaal gesproken voor aan de balie komt, handelen we nu telefonisch of digitaal af.
Voor mij persoonlijk is het thuiswerken prima, als functioneel beheerder kan ik dit natuurlijk ook makkelijk. Ik mis mijn collega's wel hoor! Telefoongesprekken die normaal vijf minuten duurden, zijn nu gesprekken van een half uur. Bij mij thuis moest er trouwens wel het een ander verbouwd worden voordat ik voorzien was van een arbo-proof werkplek. Eentje zonder overprikkelde kinderen om mij heen bijvoorbeeld, zodat ik even ongestoord kon videovergaderen 😉
In de organisatie is de overgang naar het thuiswerken ook goed gegaan. Zo kan het college prima vergaderen met het zaaksysteem. De eerste vergadering tijdens de lockdown was nog wel op kantoor (op 1,5 meter afstand natuurlijk) met een paar inbellers. Nu doen we het gewoon volledig digitaal! Zelfs bij het team van Juridische Zaken, want daar verlopen hoorzittingen nu volledig via de telefoon. Ik denk wel dat we door de situatie hebben ingezien dat we sommige processen of middelen veel efficiënter kunnen inrichten en gebruiken. Wat mij betreft zetten we deze trend van het (meer) thuiswerken door!”
Wat vinden inwoners en organisaties eigenlijk van de veranderende dienstverlening?
“Wat ik merk is dat de inwoners en organisaties er veel begrip voor hebben. We proberen er alles aan te doen om de situatie zoveel mogelijk ‘normaal’ te laten lijken. Mensen begrijpen dat er geluid van kinderen op de achtergrond klinkt aan de telefoon en dat het soms iets langer kan duren.
Ook merken we dat onze inwoners nu liever digitaal hun zaken regelen in plaats van langs te komen. Om dit mogelijk te maken, hebben wij onze processen versneld moeten ombouwen, wat ik erg leuk werk vind!
Opvallend is daarnaast dat de inzet van het digitaal ondertekenen vergeleken met januari verdrievoudigd is. Een hele positieve uitkomst, want hierdoor is de digitale transformatie in een stroomversnelling geraakt.”
Maar zitten er voor jou ook nadelen aan deze manier van werken?
“Veel nadelen zie ik niet, behalve het gemis van persoonlijk contact. Een-op-een of in teamverband, we hebben gewoon de behoefte om elkaar even te zien. Dat blijft vervelend en dat gemis wordt steeds groter. Het kan zelfs nog wel eens een gevaar zijn. Blijven we bijvoorbeeld wel genoeg aangehaakt, missen we niet veel informatie? Ik denk dat hier nog een hoop stappen te zetten zijn, want ik zie dit toch wel als dé nieuwe werkwijze. In ieder geval leren we nu wel veel beter begrijpen en accepteren dat we ook veel op afstand en online kunnen regelen en besluiten.”
En als we je vragen hoe de toekomst eruit ziet gezien de huidige omstandigheden?
“Ik vind thuiswerken een zeer goed alternatief en het wordt perfect ondersteund door het zaakgericht werken. Wat we natuurlijk al wisten 🙂 Wel ben ik van mening dat het ook zeker goed is om wel regelmatig om tafel te gaan met proceseigenaren, adviseurs en key-users. Dit brengt mooie ideeën en geeft weer andere inzichten. Al hebben we de afgelopen periode ook mooie grote stappen vooruit gezet.
Met alles wat we tot nu toe al geleerd hebben, biedt de toekomst voor onze organisatie enorme kansen. Zo staan we voor de uitdaging om van de drie locaties die we nu hebben, terug te gaan naar één locatie. Alle ervaringen van de afgelopen periode kunnen we goed gebruiken in de keuzes die we met elkaar moeten maken in de opbouw van onze nieuwe kantooromgeving. In dat opzicht zitten we zeker in een luxepositie en is de coronacrisis een goede oefening.
Ook hebben we onze wendbaarheid laten zien door in versneld tempo mooie producten op te leveren. En met nieuwe projecten blijven we bezig. Wat mij betreft houden we dit tempo aan en zorgen we dat het contact goed blijft. Zodra de maatregelen wat losser worden, denk ik dat het contact alleen nog maar beter gaat worden dan het nu is.”
